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学无止境丨中小企业基础标准会议执行手册

中、大型会议活动工作较为复杂,因此中、大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的执行方案,本执行手册为中、大型会议活动的整体环节提供原则性指导。

本手册以供执行负责人员把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的会议执行全过程。

学无止境丨中小企业基础标准会议执行手册

第一步丨信息沟通

信息沟通是会议筹备中的第一环节。充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前,与上级领导和其它人员进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解与会议有关的更多信息,填写下列会议信息沟通表,再筹划下一步工作。

会议信息沟通表

会议名称


会议时间


会议地点


举办单位


协办单位/联办单位


执行负责人


活动规模


执行单位


执行单位负责人


活动目的


主要领导

嘉宾邀请

媒体邀请


主要流程


接待标准


其他


第二步丨会议通知撰写

内容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。在会议信息沟通完成之后,执行负责人填写会议信息沟通表,之后撰写会议通知(初稿),提交给直属上级领导审阅,最后根据领导反馈意见拟定会议通知(最终版)并下发相关部门及及总部。其整体流程如下:

1.执行负责人信息沟通、并最终确认会议地址;

2.填写会议信息沟通表;

3.填写《会议审批表》并提交综合管理中心;

4.填写《会议预算表》并提交财务部;

5.撰写会议通知(初稿);

6.将会议通知(初稿)提交给领导审阅;

7.根据意见确定会议通知(最终版)并发布公告。会议通知的基本要素:

1.会议名称与目的;

2.会议时间与地点;

3.承办/联办/协办部门;

4.与会领导、参会人员与规模;

5.会议议程;

6.报名与接站回执;

7.请假申请表;

8.注意事项与参会要求;

9.工作人员联络表。

第三步丨会议筹备

一、参会人员名单的确认: 

EXCEL表格: 

《参会人员统计表》、《工作人员责任明细表》、《活动流程表》发放给相关部门进行统计确认; 

《参会人员统计表》

序号

嘉宾类型

姓名

单位

联系方式

是否安排住宿/接送服务

是否为重点嘉宾

1

领导/嘉宾/媒体

XXX男/女士

XX单位

130-xxxx-xxxx

是/否

重点/非重点

《工作人员责任明细表》

序号

工作职责

负责部门

负责人及成员

工作重心

明细备注

1

物资采购等

XX部门

负责人(电话)、成员(电话)

物资清点、采购等

具体物资明细

《活动流程表》

序号

时间段

流程内容

灯光音响配合

主持内容

备注

1

XX:XX - XX:XX

报道/致辞

追光/背景音乐

宣布会议开始等

是否有活动环节及串场

 ※ 第一次会议负责人针对本次会议进行人员安排及事项部署工作。

二、会场最终确定与现场布置规划:

1、会议场地预定;

会议场地一定要根据参会人数、规模、主题、形式以及特殊要求服务的会场,其中包括:会场服务级别要求(星级)、音响投影等设备功能、冷餐及围餐服务、供应商LED等专业设备配套、酒店住宿及接送服务等都是选择会场的具体因素考量。  

2、会议场地布置规划; 

根据会议的形式及会议现场的布局进行合理分配主要功能区域:舞台演讲区、嘉宾就餐区、冷餐区、接待区、休息区等。最终确认场地后,将场地的具体位置以文字的形式发送给参会的嘉宾及工作人员手中。

三、会议材料、伴手礼等制作与发放;

根据会议形式进行物料的采购与筹备,并详细填写《物料采购清单》; 

《物料采购清单》

序号

项目类别

所需物料名称

数量

单位

负责人

完成时间

备注

1

会场使用

展架/伴手礼

1

个/份

XXX

XX月XX日

接收人及使用

 四、媒体部分;

提前确认到场的媒体机构及人员,并提前有相关工作人员编辑本次会议的新闻通稿基础版。

※第二次会议负责人针对本次会议参与人员分工明细确认及事项部署工作。 

五、第三方服务商合作事宜;

第三方服务商将提供《设备物料人员清单明细》,确定最终的服务内容及签订合作协议或合同。 

《设备物料人员清单明细》

序号

类别

数量

单位

单价

备注

1

LED设备租赁

21

0.00

设备规格、颜色等要求

六、现场执行;

※现场执行中出现任何问题只需要与现场负责人进行沟通及确认,现场的工作内容在第二次会议中将做出明确确认,现场工作人员需根据时刻围绕自己的工作内容进行执行。现场负责人重点沟通内容如下: 

1、再次排查:

于活动正式开始前,所有工作人员提前就位,执行负责人须结合排练情况,对现场工作进行全面排查,尤其排查涉及领导安排的重要环节。 

•人员分工:工作人员重述自己的工作职责,确保所有人员全部到位; 

•物品摆放:现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐; 

•房屋摆设:房屋内部摆设是否美观、干净、整洁; 

•电子设备:电子设备是否运行正常,所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位; 

•领导礼品:检查礼品是否到位并摆放整齐,工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。 

2、领导接待:

设立活动接待组,分设多个接待小组,每个小组由两人组成,由接待组组长负责小组间的协调,及时调配。当领导到场时,小组其中一名接待人员负责引导休息室,另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。 

接待工作的通常流程: 

•联系领导或嘉宾,确认活动地址、交通路线图等信息,预先告诉迎接事宜; 

•领导及嘉宾即到时,接待小组须注意来往车辆,到迎接处准备好,车辆一到即主动上前迎接; 

•对于须由部门领导亲自迎接的领导,领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导; 

•活动礼仪引导领导入休息室,并马上安排茶水。 

•活动开始接待人员负责引导至活动现场;  

3、现场配合:

活动执行负责人根据活动执行方案,列明现场需要执行的工作,并进行工作人员细致安排,以配合现场活动流程中的所有工作。  

4、活动用餐: 

•提前安排好用餐座次,于餐桌上预先整齐摆放桌牌; 

•及时引导领导至用餐地点,直至每位领导就座完成; 

•在至用餐地点路上,需注意提包、拿衣服和活动材料,并确认是否有领导物品遗落; 

•用餐现场至少有一名工作人员,及时调配服务员,服务现场。 

5、欢送领导及礼品发送: 

•首先集体欢送重要领导,再欢送其它嘉宾或企业家; 

•对于有司机或部门领导的领导,提前将礼品给领导司机或部门领导; 

•对于未带司机的参与领导,活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。 

七、会议现场配合流程规范;

各环节出现任何问题第一时间通知现场负责人→现场负责人对接酒店及第三方供应商以及相关领导→得到沟通确认后第一时间安排与执行(现场负责人有权调动现场工作人员)

※ 重点岗位人员及职责

会议现场负责录音的工作人员,确保领导发言、相关负责人发言的全部录音与整理工作,负责与摄影摄像的人员提前沟通最先收集的会议素材(包括:未处理的现场照片及发言人员的录像视频文件)第一时间传输到公司进行整理。进一步完善新闻通稿的编辑整理工作,第一时间将稿件发给相关媒体负责人手中。 

八、会后跟进与总结;

会后跟进与总结工作是会议的重要环节。于会议结束之后,需及时对活动进行跟进整理,具体包括如下几个方面:

1. 会议新闻稿;

会议结束第二天进行整理及素材收集处理,保证第二天及时进行新闻发布、自媒体及忆笙诺言小站发布;

2. 物料统计及入库;

3. 音像资料整理;

会议结束后及时对图片、视频等音像资料进行整理归档并进行电子存档,如需洗印的部分将做后续安排

4. 会议文件归档;

文件归档分为纸质档案及电子档案两部分,纸质档案主要以表格、发言稿、新闻稿等,电子档案将会议所用到的所有资料进行归档保存。电子档案文件名称:例:17年度项目备案文件夹→某某项目推介会文件夹

5. 会后总结会议;

总结会议全程中的优点、不足以及相应的修正措施。会后将组织相关人员对与会的领导及嘉宾的参会表示感谢等后期工作。 

九、工作人员标准;

1. 着装礼仪:

男士着装礼仪: 男士须穿正装(深色套装、领带、皮鞋),佩戴中工作证,于活动前检查衣着是否整齐;

女士着装礼仪:

女士宜穿正装(套装、丝袜、皮鞋),佩戴中工作证,于活动前检查衣着是否整齐;

2. 仪态仪容:

在整个活动过程中,工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务,注意自己的仪态仪容。时刻保持微笑,热情大方。参加活动工作人员必须佩带统一配发的工作证。

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